Per mettere in ordine le attività di un progetto identificando le relazioni di dipendenza delle attività e definendo la natura delle stesse, si può utilizzare un utile strumento che si chiama reticolo di schedulazione di progetto.

Il percorso critico (Critical Path) è la sequenza dell’insieme dell’attività più lunghe da svolgere nel progetto.

Il Total Floath è la totalità del tempo che un’attività può ritardare senza generare uno slittamento della data finale del progetto.

Il Free Float è l’insieme del ritardo di tempo che un’attività può subire senza intaccare l’attività successiva.

L’Early Finish Date (EF) è la data al più presto di fine di un’attività mentre l’Early Start Date (ES) è la data in cui posso iniziare al più presto.

Late Finish Date (LF) è la data massima in cui possiamo finire al più tardi possibile mentre la Late Start la data massima in cui possiamo iniziare al più tardi possibile.

Metodo di diagramma di precedenza

Attraverso questo strumento, che oggi di solito viene generato attraverso un software di Project Management, si tende a identificare quale sia il giusto ordine di esecuzione delle attività (espresse con dei nodi) di un progetto e le relazioni logiche connesse tra di esse (dipendenze) espresse con le frecce.

La tecnica del metodo di diagramma di precedenza (PDM) è la più utilizzata ed eseguire bene questo diagramma aiuta a evitare eventuali ritardi di completamento del progetto. Inoltre con il metodo del diagramma di precedenza si studia qual è il percorso critico di un progetto (CPM).

Quando si pensa alla schedulazione non bisogna dare importanza al tempo ma alla precedenza logica. Spesso accade che un’attività sia dipendente da una che va fatta dopo (diventando precedente alla mia attività).

Un’attività di precedenza è quella che anticipa o condiziona un’altra nella schedulazione

I 5 benefici dati dall’uso di questo strumento?

Utilizzando questo diagramma di precedenza ho evidenziato 5 diversi benefici:

1. Semplifica il flusso di comunicazioni del progetto con il team e gli stakeholder;
2. Riduce gli eventuali ritardi di progetto attraverso l’evidenziazione delle dipendenze delle attività;
3. Aiuta a visualizzare nella sequenza eventuali mancanze di attività o le attività fuori sequenza logica;
4. Permette di visualizzare il percorso critico del progetto;
5. Consente di generare una buona pianificazione del progetto.

Come si classificano le relazioni di dipendenza?

Il PDM include 4 tipi di dipendenze o relazioni logiche:

• Fine-Inizio -FS- (Finish to Start): cioè l’inizio dell’attività successiva (b) dipende dal completamento dell’attività precedente (a) – la più usata;
• Fine–Fine-FF- (Finish to Finish): quando il completamento dell’attività successiva dipende dal completamento dell’attività precedente;
• Inizio-Inizio-SS- (Start to Start) quando l’inizio dell’attività successiva dipende dall’inizio dell’attività precedente (non posso cominciare la (B) se non ho iniziato la (A);
• Inizio-Fine-SF- (Start to Finish) il completamento dell’attività successiva dipende dall’inizio dell’attività precedente. Ad esempio io non posso terminare l’attività B se non è cominciata la A e può terminare soltanto appena questa si è attivata. Ad esempio in un ospedale la prima turnazione d’infermieri non stacca il turno finché non prende servizio il turno successivo, per non lasciare soli i pazienti.

Va detto che nel PDM la relazione di precedenza più usata è quella FS (Finish to Start) mentre quella meno utilizzata è la SF (Start to Finish).

Come si determinano le dipendenze?

Per stabilire la sequenza delle attività si utilizzano anche 4 tipi di dipendenze:

1. Obbligatorie (hard logic), generalmente previste da contratto o data dalla normale natura del progetto (es. non si può costruire senza aver fatto prima le fondamenta); 
2. Discrezionali (soft logic), quando sono fissate sul fondamento della conoscenza di quale sia la migliore pratica in una particolare area applicativa o riguardante alcuni aspetti insoliti del progetto che richiedono l’utilizzo di una specifica sequenza (es. inizio un’attività senza aver terminato un’attività di analisi);
3. Esterne, che comportano la relazione tra un’attività del progetto e una esterna al controllo del project team e dunque non controllabile da quest’ultimo (es. permessi di costruzione che ritardano dagli uffici competenti);
4. Interne, sono quelle dovute al rapporto deterministico tra le attività o magari derivanti da problemi di carenza di disponibilità delle risorse.

Cosa sono i leads e i lags?

Le relazioni di dipendenza di due attività possono essere pianificare con dei ritardi (lags) o degli anticipi (leads).Premesso che l’utilizzo di  lead e lag non mutano la logica di schedulazione delle attività ed il loro utilizzo va comunque documentato inoltre non sono da intendersi come scostamenti. Nei casi di particolari necessità, si può utilizzare un intervallo di tempo che permette di introdurre una pausa o una accelerazione delle attività (sovrapposizione).

Un lead permette un’accelerazione dell’attività successiva mentre un lag è quanto posso ritardare un’attività rispetto al condizionamento dell’attività che precede.

Come si fa per sequenziare le attività?

Si prendono i planning package (PP) e si espandono ricavando Work Package. A questo punto si prendono i Wp e si mettono sequenziati in base alla priorità delle attività dunque in base alla precedenza di esecuzione. Una volta sequenziate tutte, ho creato uno schedule network diagram. A questo punto procederò facendo una stima delle attività attraverso unità di tempo del calendario di lavoro. I fattori determinanti che influenzano quest’attività sono:

• date imposte di durata;
• lo sforzo del lavoro;
• il tipo di risorse impiegate.

La stima di una durata dipende anche dall’unità di risorse impiegate in base al lavoro necessario.

Se vuoi approfondire lo studio di Project Management puoi utilizzare il testo su cui ho studiato per la certificazione CAPM-PMI e su cui sto studiando per ottenere la più ambita di Project Management, International Project Management Standard 4ªedizione di Antonio Marino.